保有個人データ等の開示等に関する手続規程

この規程は、個人情報取扱規程第32条の規定に基づき、当組合の保有個人データ等についての本人等からの開示等の求めに応ずるための手続等を定める。

(受付窓口及び受付時間)

保有個人データ等の開示等を受付ける窓口は、当組合の信用事業を行う本支店とする。

②受付の時間は、前項に掲げる窓口の営業日（土曜日、日曜日、国民の祝日、国民の休日及び年末年始を除く）午前10時から午後2時までとする。

当組合の保有個人データについての利用目的の通知及び本人からの開示の請求の受付については、受付窓口において受け付けることを原則とし、やむを得ない事情がある場合には、書面により郵送で受け付けることができる。

②前項の請求の受付にあたっては、本人またはその代理人から様式1～2の請求書の提出を求めるものとする。

③代理人による請求については、第5条の規定に基づき代理人資格の確認を求める。

なりすましによる情報の漏えいを防止するため、次により開示等請求者の本人確認を行う。なお、電話等による開示等の求めがあった場合には、来店又は郵送若しくはFAXによる請求等を求める。

１．来店による請求の場合
窓口において直接的に本人であることを証明できる運転免許証、健康保険の被保険者証、写真付住民基本台帳カード、旅券（パスポート）、年金手帳、実印及び印鑑証明書（交付日より6ヵ月以内のもの）、個人番号カード又は在留カードの提示を求める。

２．郵送又はFAXの場合郵送の場合には、運転免許証又はパスポートの写しの他に、請求書に実印の押印と印鑑証明書（交付日より6ヵ月以内のもの）の同封を求める。
FAXによる場合には、運転免許証又はパスポートの写しと請求書に実印の押印と印鑑証明書（交付日より6ヵ月以内のもの）の写しの送付を求める。

代理人による請求の受付は、来店によるものとし、この場合には本人及び代理人双方につき、前条の本人確認の方法により確認を行う。ただし、代理人が弁護士の場合には、名刺・バッジを確認のうえ、登録番号を控えることによることができる。

②代理人資格の確認については、以下の証明書に基づきこれを行う。

１．法定代理人の場合
請求者本人との続柄の証明できる住民票その他続柄を証明できるもの

２．任意代理人の場合
本人の印鑑証明書（交付日より6ヵ月以内のもの）付きの請求書及び委任状

請求に基づく当組合からの利用目的の通知は、原則として、請求のあった日から５営業日以内を目途に所定の様式4に基づき郵送の方法によりこれを行う。ただし、本人との間で別に同意した方法があればその同意した方法によることができる。

②保有個人データの開示及び本人が識別される個人データの第三者提供記録の開示は、原則として、所定の様式4により、電磁的記録の提供による方法（原則としてPDF形式のファイルを保存したCD-ROMを郵送する方法とする。当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、書面の交付による方法又は本人との間で別に同意した方法がある場合にはその方法による。）又は書面の交付による方法のうち、本人が請求した方法により、請求のあった日から１０営業日以内を目途に行う。

当組合から開示された個人データにつき、訂正等（訂正・追加・削除をいう。以下同じ。）、利用停止、消去及び第三者提供の停止の請求があった場合には、その処理の結果等につき原則として、請求のあった日から5営業日以内を目途に所定の様式5～7に基づき郵送の方法により通知するものとする。本人との間で別に同意した方法があればその同意した方法によることがで

②前項の請求（様式3）及び本人確認の手続については、第2条、第4条及び第5条に準ずる。

前条の規定に基づき、本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由により、当該保有個人データの内容の訂正等を求められた場合において、その確認のために必要な資料の提供等を求めることができる。

利用目的の通知及び開示の請求については、1件当たり1,100円（消費税込み）の事務手数料を徴するものとする。ただし、当方の過失により開示した個人データに誤りがあった場合には、収受した手数料を返還する。

【注】手数料を徴収する場合は、実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において、その手数料の額を定めること。なお、手数料の請求単位は必ずしも請求1件を単位とする必要はなく、実態に応じた設定が可能。

保有個人データの開示請求、訂正等、利用停止及び消去の請求につき、窓口の担当者は次の事項につき対応の内容と経緯を取りまとめ、所定の決裁を受けた後に回答書を交付するとともに、当該記録は請求書及び回答書とともに10年間保管するものとする。

１．請求の内容

２．開示・訂正等した項目・内容

３．開示・訂正等をしなかった項目・内容と理由

４．本人及び代理人との交渉等の内容と経緯

５．今後とくに問題となりそうな点がある場合の留意事項

６．その他

この規程の制定及び改廃は、組合長がこれを行う。附則 この規程は、平成17年3月11日から施行する。