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個人情報に係る苦情等対応手続規程

(目的)

第1条

この規程は、組合員および利用者等(以下、「利用者」という。)から当組合が取得した個人情報に係る利用者からの苦情等の申出に対し迅速かつ適切に対応するための手続等を定め、もって、利用者の理解と信頼を深めるとともに、利用者の正当な利益の保護に資することを目的とする。
なお、苦情等の申出が保有個人データの開示請求等にわたる場合には、「保有個人データ等の開示等に関する手続規程」の定めるところによるものとする。

(苦情等対応窓口の設置)

第2条

前条の目的を達成するため、苦情対応等窓口を、当組合の本店企画管理部総務課に設置する。

(申出人の範囲)

第3条

当組合が苦情等を受け付ける申出人の範囲は、利用者本人の他、親権者、法定後見人等代理人を含むものとする。

②本人確認が必要な場合には、個人情報の開示等に関する手続規程第4条(本人の確認)に規定する方法により確認する。

(苦情解決への苦情等対応窓口の役割)

第4条

苦情等対応窓口は、申出人から苦情の申し出があった場合には、これを誠実に受け付け、申し出のあった苦情の迅速な解決を求めるものとする。

②苦情の受付・対応にあたっては、常に公正不偏な態度を保持するとともに、申出人から事情を十分聴き取る等により、利用者の正当な権利を損なうことのないよう注意しなければならない。

③窓口の担当者は、次の事項につき対応の内容と経緯を取りまとめ、窓口担当管理責任者(個人情報取扱者、情報セキュリティ担当者)及び個人情報保護事務管理者に報告を行う。

1.苦情等の申出人及びその手段

2.苦情等の内容と対応の経過

3.結果と今後の留意事項

④個人情報保護事務管理者は、必要があると認めるときは、再発防止策などの措置を講ずるとともに、統括管理者に報告を行う。

(個人情報の保護)

第5条

当組合が受け付けた苦情等に関する記録(関係者のプライバシー等に係るもの)は非公開とする。

(個人データの漏えい等が発覚した場合の対応)

第6条

苦情等を契機として個人データの漏えい等が発覚した場合の対応は、個人情報取扱規程に定めるところによる。

(規程の制定及び改廃)

第7条

この規程の制定及び改廃は、組合長がこれを決する。

附則 この規程は、平成17年3月11日から施行する。

附則 この規程は、平成23年11月14日から施行する。

附則:この規程は、平成29年5月25日から施行する。

附則:この規程は、令和4年4月28日に改正し、令和4年4月1日から施行する。